Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (zamknięta beta Tokina)

Wersja dpa-2026-10-18 (18 października 2026 r.). Poprzednia: dpa-2026-10-13. Zawierana w aplikacji: Ustawienia → Prywatność → „Umowa powierzenia (dla firm)”. Skrót, który widzi tester: apps/desktop/src/content/dpa.ts. Przy rozbieżności obowiązuje tekst zaakceptowany w aplikacji. Pytania, które jeszcze oceni prawnik: PYTANIA-DO-PRAWNIKA.md (1, 3, 5, 9, 17). Podstawa: art. 28 ust. 3 RODO (rozporządzenie 2016/679). Punkt 5 tej umowy odpowiada kolejno literom a–h tego przepisu.

1. Strony

1. Administrator: osoba, która korzysta z zamkniętej bety Tokina w swojej działalności albo w imieniu firmy, w której pracuje, i akceptuje tę umowę w aplikacji (dalej „Ty”). Akceptując, potwierdzasz, że możesz zawrzeć tę umowę w imieniu tej firmy.
2. Podmiot przetwarzający: Antoni Grochowski, Panoramiczna 12, 82-200 Nowa Wieś Malborska, prowadzący betę Tokina (dalej „my”). Kontakt: kontakt@tokin.pl.
3. Umowa uzupełnia regulamin zamkniętej bety (REGULAMIN-BETY.md) i politykę prywatności (POLITYKA-PRYWATNOSCI-BETA.md).
4. Umowę zawierasz w formie dokumentowej: akceptacja w aplikacji z nazwą firmy, którą wpisujesz, zapisana na serwerze z datą (art. 28 ust. 9 RODO dopuszcza formę elektroniczną).

2. Przedmiot i czas trwania

1. Powierzasz nam przetwarzanie danych osobowych osób, o których dyktujesz albo z którymi rozmawiasz w Tokinie (punkt 4), w zakresie potrzebnym do działania funkcji Tokina.
2. Umowa trwa do końca Twojego udziału w zamkniętej becie: do usunięcia konta, do końca bety albo do wypowiedzenia tej umowy w aplikacji (Ustawienia → Prywatność), zależnie od tego, co nastąpi pierwsze.

3. Charakter i cel przetwarzania

1. Cel: zamiana mowy na tekst, porządkowanie tekstu, komendy „Tokin, …”, a w Rozmowach transkrypcja na żywo, karty podpowiedzi, notatka po rozmowie, pamięć osoby, czat i udostępnienie rozmowy linkiem, gdy sam to zlecisz.
2. Charakter: nagranie dyktowania i tekst przechodzą przez nasz serwer (Supabase, Frankfurt) do podmiotów z punktu 6. Nasz serwer ich nie zapisuje. Dźwięk Rozmów na żywo i podgląd dyktowania na żywo idą prosto z Twojego komputera do Soniox (klucz tymczasowy, ważny 60 s). Udostępniona rozmowa leży na naszym serwerze zaszyfrowana; klucz jest tylko w linku, który wysyłasz.
3. Nagrania, transkrypty, notatki, Osoby i czaty zostają zaszyfrowane na Twoim komputerze (Windows albo macOS). Nie mamy do nich dostępu.
4. Zanim tekst trafi do modelu AI, Tokin zamienia adresy e-mail, numery telefonów, numery kont, numery kart płatniczych, PESEL i NIP na znaczniki i przywraca je na Twoim komputerze. Imion, nazwisk, adresów i innych danych nie ukrywa. Nagrania głosu nie da się tak ukryć.
5. Poza tą umową: imiona z okien programów, z rozszerzenia przeglądarki i z Discorda zostają na Twoim komputerze i nie trafiają do nas. Połączenie z Discordem to Twoja umowa z Discordem.

4. Rodzaj danych i kategorie osób

1. Osoby: Twoi klienci, kontrahenci, kandydaci do pracy, współpracownicy i inne osoby, z którymi rozmawiasz albo o których dyktujesz.
2. Dane: głos, imię i nazwisko, firma i stanowisko, dane kontaktowe, treść rozmowy i dyktowania (w rekrutacji także doświadczenie i kwalifikacje kandydata) oraz inne dane, które w nich padną.
3. Czego nie powierzasz: danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu, art. 9 RODO) ani danych o wyrokach i czynach zabronionych (art. 10 RODO). W becie nie nagrywasz rozmów ze swoimi pracownikami o ocenie ich pracy.
4. Rekrutacja: nagrywasz rozmowę z kandydatem tylko wtedy, gdy wie o nagraniu i dostał Twoją klauzulę informacyjną. Tokin nie ocenia kandydatów i nie podejmuje decyzji (regulamin, punkt 5, Rozmowy pkt 6).

5. Nasze obowiązki

1. Polecenia (lit. a). Przetwarzamy dane tylko na Twoje udokumentowane polecenie. Poleceniem jest korzystanie z funkcji Tokina zgodnie z tą umową i regulaminem. Dotyczy to też przekazania danych do państwa trzeciego (punkt 6). Gdy prawo nakaże nam przetwarzać dane inaczej, powiemy Ci o tym wcześniej, chyba że prawo tego zabrania. Gdy uznamy, że polecenie narusza prawo, od razu Ci o tym powiemy.
2. Poufność (lit. b). Do danych ma dostęp tylko Antoni Grochowski, zobowiązany do zachowania ich w tajemnicy, także po zakończeniu umowy.
3. Bezpieczeństwo (lit. c, art. 32). Szyfrowanie danych na Twoim komputerze, szyfrowane połączenia (TLS), serwer bez zapisu treści, modele AI tylko na trasach bez przechowywania treści (ZDR), raporty błędów bez treści dyktowania i rozmów, maskowanie z punktu 3.4, udostępnione rozmowy zaszyfrowane kluczem, którego nie znamy.
4. Dalsze powierzenie (lit. d). Zgadzasz się na podmioty z punktu 6. O nowym albo zmienionym podmiocie powiemy w aplikacji co najmniej 14 dni wcześniej. Możesz się sprzeciwić: wtedy możesz wypowiedzieć tę umowę i przestać używać Tokina do danych z punktu 4. Każdy z nich ma z nami umowę powierzenia (DPA) z takimi samymi obowiązkami ochrony danych, jak w tej umowie (art. 28 ust. 4 RODO); umowy z Supabase, ElevenLabs, Soniox, OpenRouter i Resend zawarliśmy 13 października 2026 r., a pozostałe firmy działają przez umowę z OpenRouter. Za ich działania odpowiadamy wobec Ciebie jak za własne.
5. Prawa osób (lit. e). Dane z punktu 4 są na Twoim komputerze: dostęp, poprawienie i usunięcie zrobisz w aplikacji (Historia, Rozmowy, Osoby). Gdy osoba zwróci się do nas, przekażemy Ci to bez zbędnej zwłoki i nie odpowiemy jej sami.
6. Pomoc w obowiązkach z art. 32–36 (lit. f). Pomagamy w zapewnieniu bezpieczeństwa, w zgłaszaniu naruszeń (punkt 7) i w ocenie skutków dla ochrony danych, w zakresie informacji, które mamy.
7. Po zakończeniu (lit. g). Według Twojego wyboru usuwamy albo zwracamy Ci dane z punktu 4, które mamy, i usuwamy ich kopie, chyba że prawo Unii albo prawo polskie każe je przechowywać. Nasz serwer takich danych nie przechowuje, poza zaszyfrowanymi rozmowami udostępnionymi linkiem (usuwamy je razem z kontem). U podmiotów z punktu 6 znikają w terminach z PODMIOTY-PRZETWARZAJACE.md. Dane na Twoim komputerze usuwasz Ty (w aplikacji albo usuwając Tokina razem z danymi).
8. Informacje i audyt (lit. h). Udostępnimy Ci wszystkie informacje potrzebne do wykazania, że spełniamy art. 28 RODO, i umożliwimy Tobie albo audytorowi, którego upoważnisz, przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i będziemy w nich współpracować. Termin ustalimy co najmniej 14 dni wcześniej.

6. Dalsze podmioty przetwarzające

Aktualna lista, z tym co dostaje każda firma, gdzie przetwarza dane i jak długo je trzyma: PODMIOTY-PRZETWARZAJACE.md (w aplikacji: Ustawienia → Prywatność; na stronie: tokin.pl/podmioty). Na dzień tej wersji:

Część firm działa w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (decyzja Komisji 2021/914) zawartych w ich umowach powierzenia, a do części firm także na podstawie EU-US Data Privacy Framework (szczegóły: polityka prywatności, punkt 4).

7. Naruszenie ochrony danych

O naruszeniu ochrony danych z punktu 4 powiemy Ci bez zbędnej zwłoki, nie później niż 48 godzin od jego wykrycia, e-mailem na adres konta. Podamy, co wiemy: co się stało, jakich danych i ilu osób dotyczy, skutki i co zrobiliśmy. Zgłoszenie do Prezesa UODO (72 godziny) należy do Ciebie.

8. Postanowienia końcowe

1. Beta jest darmowa. Odpowiedzialność stron wobec osób, których dane dotyczą, wynika z art. 82 RODO.
2. Zmiany tej umowy: nowa wersja w aplikacji, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, chyba że zmiana wynika z prawa albo dotyczy bezpieczeństwa. Bez akceptacji nowej wersji możesz wypowiedzieć umowę.
3. Prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.

Zapis akceptacji

Każda akceptacja (dpa-<data>.a<czas>, z nazwą firmy w kolumnie party) i każde wycofanie (….w<czas>) to osobny wiersz beta_terms_acceptances (migracja 20261012100000_dpa_party.sql). Czyta je tylko Antoni Grochowski.

Co zmieniło się w wersji dpa-2026-10-18

• Rekrutacja jest dozwolona z warunkami z punktu 4.4 (wcześniej: zakaz rozmów z kandydatami).
• Cel obejmuje udostępnianie rozmowy linkiem (punkt 3.1, 3.2, 5.7).
• Imiona z okien programów, rozszerzenia i Discorda są poza powierzeniem (punkt 3.5).
• Forma zawarcia umowy (punkt 1.4); umowy z dostawcami zawarte 13 października 2026 r. (punkt 5.4).